CÓMO INCREMENTAR TU PRODUCTIVIDAD EN VENTAS

¿Te sientes a veces como un bombero?

¿Apagando fuegos? ¿Y saltando de tu asiento cada vez que suena la alarma?

Si es así, posiblemente tengas un problema.

No todo es urgente, ni todo es tan importante.

Aparte de tener que mejorar tu gestión del tiempo, a lo mejor te has pasado al lado oscuro y olvidado muchos principios fundamentales para manejarte como vendedor o cómo aumentar la productividad de tus vendedores (te recomiendo de entrada una dosis de conceptos eternos para vender más y mejor)

Y también tener en cuenta las siguientes soluciones.

Vamos al lío.

Independientemente de tus estrategias de ventas, hay ciertos retos diarios, problemas y claves fundamentales que pueden disminuir tu productividad y resultados.

Ello puede ser debido por ejemplo a:

Una estructura de ventas, u organización empresarial, que no es coherente o adecuada.
Una distribución de actividades no eficaz entre los miembros del equipo,
Una multitud de distracciones, sin enfoque en las tareas importantes,
Falta de concentración en los objetivos de ventas.
Falta de priorización de las tareas, o de definición de las mismas respecto a su eficacia en las ventas.
Herramientas de ventas anticuadas respecto a la evolución actual del mercado (por ejemplo el uso de un CRM)
Falta de análisis y evaluación continua de los procesos, herramientas y personal.

De entre todas ellas, la que pienso es más fácil de solucionar ya mismo es la de priorizar y definir qué tareas son de eficacia o no.

Para ello, podemos utilizar la famosa matriz de Eisenhower:

«Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes» (D. Eisenhower)

Al respecto, podrías hacer el ejercicio de clasificar en cada cuadrante todas las tareas y acciones que tienes.

Una vez hecho, el objetivo sería:

Cuadrante primero (importante y urgente): intentar reducir este tipo de tareas, prevenir que no se repitan o invertir en soluciones que trasladen dichas tareas al cuadrante 2, sobre todo si se requiere un apoyo de otras personas/departamentos para su resolución. Eso no quita que deben de ser Prioritarias si están en este cuadrante.

Cuadrante segundo (importante y no urgente): conviene planificar y gastar más tiempo en dichas tareas para su mejor resolución. Supone también un modo de pensar estratégico respecto a los objetivos de ventas, tener y seguir un plan de marketing, optimizar las prácticas efectivas, etc. Aunque no sean urgentes tienen que tener su fecha de finalización.

Cuadrante tercero (no importante y urgente): conviene delegar dichas tareas, si es posible, hacia otras personas y/o otros departamentos, o también la posibilidad de automatizar tareas repetitivas, integrar herramientas de ventas, y ahorrar un tiempo muy valioso a los vendedores, o eliminar pasos innecesarios que retrasan su ejecución, etc. A veces, una posible solución es dividir tareas y equilibrar mejor los tiempos asignados a cada una de ellas.

Cuadrante cuarto (no importante y no urgente): es necesario descartar aquellas actividades que no contribuyen a los objetivos, sobre todo las que no permiten a los vendedores el concentrarse en las importantes, y las que son «ladrones de tiempo» o periodos improductivos.

La clave es priorizar actividades en los cuadrantes 1 y 2, ya que son las que realmente impulsan el éxito a largo plazo. Asegúrate de tener un equilibrio entre la atención a corto plazo (urgente) y la construcción estratégica a largo plazo (importante).

No es una lista exhaustiva, claro, solo una referencia (la lista buena la debes elaborar tú según tus circunstancias, estructura, objetivos, etc.), pero un posible ejemplo podría ser:

Cuadrante 1: Urgente e Importante (Actividades Críticas)

Prioridad a oportunidades de cierre: enfócarse en las oportunidades de cierre que tienen un plazo inmediato y de alto valor.
Gestión de quejas de clientes: solucionar de inmediato cualquier problema o queja de los clientes para evitar pérdida de ventas y mantener buenas relaciones.
Gestión rápida de ofertas de alto valor: sobre todo para los cliente clave.
Seguimiento estratégico: Prestar especial atención a los clientes potenciales con alto potencial de conversión, y realizar reuniones de seguimiento con clientes importantes.
Manejo de Crisis de Ventas: Responde rápidamente a problemas inesperados o situaciones urgentes que puedan surgir durante el proceso de ventas.
Revisión continua de los objetivos de ventas: analiza regularmente las métricas de ventas e identifica áreas de mejora, optimización y problemas a solucionar.

Cuadrante 2: No Urgente pero Importante (Actividades Estratégicas)

Elaborar plan y estrategias de marketing, con investigación de mercado continua que permita la variación y adaptación del plan inicial dependiendo del resultado, tendencias del mercado y acciones de la competencia.
Crear contenidos de ventas: elaborar material de ventas efectivo, como presentaciones y documentos de casos exitosos, que respalden la estrategia de ventas y la confianza del cliente potencial.
Seguimiento de campañas específicas de marketing, en colaboración con ventas.
Prospección de clientes futuros: si no llenas el embudo, no habrá resultados futuros… es necesaria una continua investigación, clasificación y clarificación de acciones en aquellos que pueden convertirse en buenas oportunidades.
Cultivo de relaciones a largo plazo: dedicar tiempo a construir relaciones sólidas con clientes actuales y potenciales. La lealtad a largo plazo es fundamental.
Capacitación continua del equipo: programar formación para mejorar las habilidades del equipo de ventas y mantenerlos actualizados sobre productos y estrategias de ventas.

Cuadrante 3: Urgente pero No Importante (Actividades Delegables)

Respuestas rápidas a consultas generales: delegar tareas que no requieran tu atención personal directa, por ejemplo designando a alguien del equipo que maneje dichas consultas generales, para liberar tiempo y enfocarse en cierres de ventas más estratégicos.
Gestión efectiva de las reuniones: limitar las reuniones a lo esencial para evitar pérdida de tiempo y enfócarse en actividades más productivas.
Filtrado de llamadas y correos electrónicos: delegar la gestión de llamadas y correos electrónicos rutinarios para centrarte en tareas más estratégicas.
Gestión de tareas administrativas urgentes: delegar/automatizar las tareas administrativas que requieren atención inmediata pero no necesitan tu intervención directa. Asigna a alguien la responsabilidad de supervisar y cumplir con los plazos para documentos administrativos.

Cuadrante 4: No Urgente y No Importante (Actividades a Evitar)

Correos electrónicos y llamadas innecesarias: evita perder tiempo en comunicaciones que no contribuyan directamente a los objetivos de ventas.
Tareas administrativas no esenciales: delega o automatiza las tareas administrativas menos importantes y repetitivas.
Reuniones no esenciales: evita participar en reuniones que no aporten valor significativo a los objetivos de ventas, o donde tu presencia no aporte nada.
Redes sociales no profesionales: elimina el tiempo en redes sociales personales durante las horas de trabajo para evitar distracciones.
Proyectos de baja prioridad: si no se pueden eliminar, postergar proyectos no esenciales que no contribuyan directamente a los objetivos de ventas.
Actividades no relacionadas con objetivos de ventas: elimina o minimiza actividades que no estén directamente alineadas con los objetivos y metas de ventas.

En definitiva, es un ejercicio a hacer para mejorar tu productividad en ventas o la de tu equipo comercial.

O eso, o sigues con el casco de bombero y la manguera que ya no echa ni agua.

Tienes deberes…

P.D.: Y al respecto de formación, una pequeña ayuda aquí.